„Rozmowy kontrolowane” z miejskimi urzędnikami

„Celem wprowadzenia systemu (…) jest podnoszenie jakości obsługi klientów, zabezpieczenie dowodów na potrzeby rozpatrywania skarg i wniosków oraz zapewnienie bezpieczeństwa pracownikom Urzędu.” – czytamy w treści zarządzenia prezydenta, wprowadzonego 27 lipca. 

W załączonym do niego regulaminie zapisano, że: „Rejestrowaniu podlegają wyłącznie rozmowy telefoniczne przychodzące do Urzędu Miasta Biała Podlaska za pośrednictwem centrali telefonicznej Urzędu.(…)Rozmówca jest informowany o fakcie nagrywania automatycznym komunikatem głosowym przed połączeniem z pracownikiem Urzędu. Osoba dzwoniąca może zrezygnować z kontynuowania połączenia i skorzystać z innych dostępnych form kontaktu z Urzędem, w szczególności kontaktu osobistego lub korespondencyjnego. (…)Nagrania rozmów telefonicznych przechowywane są przez okres trzech miesięcy od dnia nagrania. Po upływie tego okresu nagrania są automatycznie i bezpowrotnie usuwane z systemu informatycznego (poprzez nadpisanie danych). (…) Osoba nagrana ma prawo dostępu do swoich danych osobowych (w tym do odsłuchania nagrania lub uzyskania jego kopii), o ile nie naruszy to praw i wolności innych osób (np. danych pracownika Urzędu lub osób trzecich, jeśli nie można ich zanonimizować).”

Jak precyzuje sekretarz UM, Artur Żukowski: - Wprowadzenie regulaminu rejestrowania rozmów telefonicznych w Urzędzie Miasta to standardowy krok o charakterze systemowym, który wpisuje się w szerszy proces modernizacji i podnoszenia standardów obsługi mieszkańców.

Dodaje, że UM chce dbać o transparentność w kontaktach z mieszkańcami. - Chodzi m.in. o zapewnienie prawidłowej obsługi klientów. Nagrania dają nam możliwość bieżącej weryfikacji standardów obsługi, co pozwala na doskonalenie procesów komunikacji i szybsze wyjaśnianie ewentualnych nieporozumień. W sytuacji pojawienia się rozbieżności interpretacyjnych co do ustaleń poczynionych w trakcie rozmowy telefonicznej, materiał dźwiękowy stanowi obiektywny dowód, który ułatwia sprawne rozstrzygnięcie sprawy. Nowe regulacje są elementem długofalowej strategii zarządzania jakością oraz ochrony prawnej obu stron kontaktu – wskazuje sekretarz bialskiego magistratu.

CZYTAJ TEŻ:

• Mniej przestępstw, więcej oszustw. Policja podsumowała półrocze 2026
• "Najbardziej lubię kończenie dzieła, takie jego dopieszczanie"
• Coraz więcej Polek wybiera służbę w wojsku. Przyciąga je z WOT