Analiza procesów biznesowych - na czym to polega?

Wszystkie przedsiębiorstwa składają się z pewnych pionów, działów, zespołów bądź innych jednostek organizacyjnych. Dopiero połączone ze sobą tworzą całą firmę. W codziennej pracy te powiązania rzadko są zauważane, co sprawia, że zarówno pracownicy, jak i kadra zarządzająca, myślą o wykonywanej pracy jedynie poprzez pryzmat działu, w którym pracują. Do czego to prowadzi? Nagle okazuje się, że większość pracowników skupia się wyłącznie na osiągnięciu celi krótkoterminowych wybranego działu. W efekcie zamiast dążyć do długoterminowego celu wspólnego dla całej firmy, kadra skupia się na nie tych działaniach, co powinna, a to prosta droga do powstania ogromnych strat. Jak można tego uniknąć?

Założenia analizy procesów biznesowych

Z pojęciem analizy procesów biznesowych wiele osób mogło się już spotkać. Co jednak określa się tym mianem? Są to usługi, które pozwalają jasno określić w jaki sposób funkcjonują wszystkie procesy biznesowe w przedsiębiorstwie. Wskazuje się zatem, które z nich wykonywane są ręcznie, a które są w pełni bądź częściowo zautomatyzowane. Nacisk położony być powinien szczególnie na takie działy jak: produkcja, obsługa klienta, sprzedaż, logistyka dostaw, realizacja zamówień, księgowość, administracja, kontroling, czy utrzymanie systemów IT. Nieefektywnie funkcjonujące procesy w firmie mogą doprowadzić do licznych strat. Co ważne, ich poziom może sięgać aż 20%. 

Jak ograniczyć straty w firmie?

Właśnie do tego celu wykorzystywana jest analiza procesów biznesowych. Według jej założeń każdy z procesów musi ze sobą współdziałać. Tylko w ten sposób jest bowiem możliwe utrzymanie optymalnych kosztów w przedsiębiorstwie. Źródło niepotrzebnych kosztów może stanowić chociażby ręczna praca bądź powtarzanie się czynności. Główne cele analizy procesów to:

• wzrosty efektywności - im lepsza efektywność tym możliwe jest przyjęcie większej ilości zadań, co bezpośrednio przekłada się na większe zyski,
• optymalizacja kosztów - na podstawie zebranych danych z analizy wskazuje się miejsce, w których można ograniczyć koszty,
• udoskonalenie jakości - eliminuje się niepotrzebne czynności i poprawia współpracę pomiędzy działami.

Analizę procesów powinno zlecać się firmie zewnętrznej. Pracownicy z wewnątrz nie są bowiem w stanie obiektywnie ocenić, jakie zmiany są potrzebne w przedsiębiorstwie. Najlepiej jeśli będzie to zespół doświadczonych i wykwalifikowanych specjalistów, który przyjrzy się zarówno dokumentacji, jak i codziennej pracy w firmie. Zebrane wyniki przedstawione są kadrze zarządzającej wraz z proponowanymi rozwiązaniami. Nadzór nad ich wcieleniem w życie także może przeprowadzić wynajęty zespół analityków. Możliwe, że zaproponuje on autorskie rozwiązania i systemy, których zadaniem będzie zoptymalizowanie i polepszenie codziennej pracy. O jednym z nich można przeczytać na  http://innbusiness.pl/workflow/ .Należy przy tym pamiętać, że takie zmiany wymagają czasu i muszą zostać potraktowane poważnie.