Fakty i mity związane z fakturą pro forma

Faktem jest, że faktura pro forma jest wystawiana przed otrzymaniem zapłaty. Nie można jej wystawić po zaksięgowaniu płatności. Prawdą jest również, że może ona zawierać szczegóły przyszłej transakcji, na podstawie której kontrahent może uregulować płatność. Może to być także oferta handlowa lub może spełniać rolę wezwania do zapłaty, kiedy kontrahent przekroczył termin płatności za zamówienie. Mitem natomiast jest twierdzenie, że faktura pro forma jest dokumentem księgowym - pomimo bardzo podobnego wyglądu do faktury VAT - to nie są te same dokumenty.

Skoro ten dokument nie jest dokumentem księgowym - nie trzeba opłacić należności widniejącej na niej. Można się rozmyślić bez żadnych konsekwencji, choć w dobrym geście jest poinformowanie o tym wystawiającego. Kolejny mit związany jest właśnie z należnością - jeśli opłata nie zostanie uiszczona i nie dojdzie w ogóle do transakcji wyszczególnionej na fakturze pro forma, to nie ma w ogóle podstawy, aby wystawić fakturę VAT. Podstawa jest wtedy jeśli kontrahent wpłaci kwotę widniejącą na tymże dokumencie.

Tak jak już było wspomniane, faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym, a informacyjnym. To oznacza, że nie odprowadza się podatku na jej podstawie, nie księguje się jej - nie traktujemy tego w ogóle jako zdarzenia gospodarczego. Oczywiście, nie trzeba wystawiać takiej faktury przed każdą fakturą VAT. Na pewno jednak jest bezpieczniej. Jeśli zostanie wystawiona faktura VAT zamiast pro forma np. z terminem płatności, a ktoś zrezygnuje z zakupu to mamy kłopot w postaci konieczności wprowadzenia zmian i korekt. Natomiast w przypadku dokumentu pro forma takich problemów nie mamy.

Faktem jest natomiast, że faktury takie mimo wszystko warto wystawiać. Wygląd mają bardzo podobny - zawierają podobne dane z tym, że nagłówek jest inny i zamiast słówka VAT stosuje się właśnie pro forma. Znaczenie mają na pewno marketingowo-handlowe, mogą skłonić do zapłaty, zachęcić do jakiejś formy reakcji ze strony kontrahenta. Na pewno też kontrahent poważniej traktuje firmę, która wystawia taki dokument i traktuje to jako zabezpieczenie na przyszłość, że wpłacając np. zaliczkę na daną usługę bądź rzecz otrzymuje tym samym potwierdzenie na jakiej podstawie i za co.

Na pewno trzeba pamietać, że jeśli zostanie zaksięgowana wpłata na podstawie faktury pro forma to obowiązkiem jest wystawienie do niej faktury VAT. Można to zrobić najpóźniej do 15 dnia następnego miesiąca. Biorąc pod uwagę powyższe fakty i mity można się zastanawiać dlaczego przedsiębiorcy tak bardzo boją się wystawiania takiego typu dokumentów, które właściwie nie zobowiązują, a są naprawdę dobrą opcją marketingową? Najprawdopodobniej z niewiedzy.

Nie ma jednoznacznie określone kto może sporządzać fakturę proforma - tak naprawdę może to robić każdy, czy to marketingowiec czy handlowiec. Nie ma też przepisów regulujących, w którym dokładnie momencie dokument taki powinien zostać wystawiony.

Porady dla przedsiębiorców dostarczył portal Faktury.pl oferujący usługę wystawiania faktur online.