Sztuka pisania wiadomości e-mail

Często to właśnie przez wiadomością e-mailową mamy pierwszy kontakt z osobą, a jak wiadomo „pierwsze wrażenie” musi być bardzo dobre. Pisząc tego typu wiadomość musimy, podobnie jak w życiu codziennym, wykazać się wysoką kulturą osobistą. Poniżej kilka rad, dzięki którym waszym wiadomością e-mail nie zabraknie kultury!

Odpowiedni login

Adres e-mail to pierwsza rzecz, jaką osoba odbierająca od nas wiadomość widzi, dlatego adresy typu „laska123” czy „ładna_myszka” są niedopuszczalne. Zakładając adres e-mail najlepiej posłużyć się swoim imieniem i nazwiskiem. Adresat od razu będzie wiedział, z kim ma do czynienia i pozwoli to uniknąć nieporozumień.

Posiadając adres e-mail ze swoim imieniem i nazwiskiem prezentujemy się jako osoby konkretne i poważne. Zakładając e-mail należy pamiętać również o tym, aby założyć konto na poważnym serwerze typu: gmail, wp, interia czy onet.

Temat wiadomości i odpowiednie przywitanie

Temat wiadomość to druga z kolei sprawa, na którą zwróci uwagę odbiorca. Należy w jasny, zrozumiały sposób przedstawić cel naszej wiadomości. Nieuprzejmie jest zostawiać puste pole, nie zapominajmy więc o tym.

Kolejnym krokiem jest odpowiednie przywitanie się z osobą po drugiej stronie ekranu. Popularne w dzisiejszych czasach słowo „witam” jest niegrzeczne, ponieważ wyraża wyższość nadawcy wobec odbiorcy, co nie zawsze odpowiada rzeczywistej relacji łączącej partnerów korespondencji.

W relacjach koleżeńskich tę formę można zastąpić imieniem osoby, do której piszemy, na przykład „Natalio” lub „Droga Patrycjo”. Można też użyć słowa „Cześć” lub „Dzień dobry”. W wiadomości oficjalnej należy użyć zwrotu „Szanowna Pani/ Szanowny Panie /Szanowni Państwo”.

Jeżeli osoba, do której piszemy, posiada tytuł naukowy lub sprawuje konkretne stanowisko, warto dodać ten tytuł, na przykład „Szanowny Panie Doktorze”, „Szanowny Panie Prezesie”.

Pamiętajmy również o tym, że po przywitaniu stawiamy przecinek, a nie wykrzyknik i pierwsze zdanie w wiadomości rozpoczynamy z małej litery.

Pole adresata

W polu adresata zazwyczaj znajdziemy trzy opcje „Do”, „Dw” i „Udw”. Którą zatem wybrać? Poniżej krótki opis każdej z nich.

„Do” oznacza, że wiadomość może odczytać nadawca i odbiorca, czyli w konwersację zaangażowane są dwie osoby. 

„Dw” – w to pole powinniśmy wpisać adres przełożonego, jeżeli wiadomość, którą wysyłamy, jest związana z pracą i szef chce mieć w nią wgląd.

„Udw” – jeżeli wpiszemy w ten adres e-mail inną osoba lub osoby, będą miały wgląd w tę wiadomość, natomiast adresat nie będzie wiedział, że do kogoś poza nim została wysłana ta wiadomość. Trzeba pamiętać, aby nie używać tej opcji kilkakrotnie w ciągu dnia, szczególnie jeżeli dodajemy dużą liczbę adresatów, ponieważ może włączyć się program antyspamowy, który zablokuje nam możliwość wysyłania wiadomości nawet na 2 miesiące.

Odpowiednia długość i poprawność językowa

Wiadomość e-mail powinna być krótka, jeżeli jednak wiadomość jest długa, należy wysłać ją w formie załącznika. Używając tej opcji konieczne jest, aby w treści wiadomości napisać, że konkretna wiadomość znajduje się w załączniku.

Należy dbać o poprawność językową wiadomości, składnię, interpunkcję, ortografię. Jeżeli nie jesteśmy pewni jakiegoś słowa, należy je sprawdzić. Korzystaj również z programów autokorekty. Wiadomość napisana poprawnie świadczy o profesjonalizmie i poważnym podejściu.

Warto zapamiętać tych kilka rad, ponieważ poprawnie napisana wiadomość świadczy o kulturze osobistej i ukazuje nas z dobrej strony. Wiadomość e-mail napisana według wyżej wymienionych porad ułatwi komunikację i da sygnał adresatowi, że po drugiej stronie ekranu znajduje się osoba poważna i konkretna.

Małgorzata Głowacka