Sygnaliści. Ochrona sygnalistów.

Termin „sygnalista” - co oznacza?

W czasie swojej pracy dla organizacji (publicznej czy prywatnej) pracownicy pozyskują różne informacje, w tym o nieprawidłowościach, nadużyciach czy niepożądanych praktykach. Część z nich może zostać sygnalistami. Kim jest sygnalista?

Najprościej mówiąc, sygnalista to osoba informująca o dostrzeżonych w instytucji czy przedsiębiorstwie naruszeniach. Mimo że sygnaliści często są pracownikami organizacji, to tego terminu nie należy zawężać jedynie do osób pracujących na etacie. Wiedzę o nielegalnych czy nieetycznych działaniach posiadać mogą też:

• Zleceniobiorcy
• Praktykanci i stażyści
• Kontrahenci

Jak sygnaliści są postrzegani w Polsce? Z badania przeprowadzonego przez CBOS na zlecenie Fundacji Batorego wynika, że 36 proc. ankietowanych obawia się sygnalizować o nieprawidłowościach. Głównym powodem jest obawa o uznanie ich za donosicieli i – co za tym idzie – represje. Z tego względu tak ważna jest ochrona sygnalistów.

Sygnalista powinien mieć możliwość anonimowego podzielenia się swoją wiedzą. W tym celu w firmie musi funkcjonować system whistleblowing. To jedno z wyzwań stojących przed instytucjami i przedsiębiorstwami – muszą one opracować procedury (lub stosować już funkcjonujące rozwiązania), aby anonimowe zgłoszenia były możliwe i zapewniały sygnalistom ochronę.

Korzyści dla pracodawcy a sygnaliści

Sygnalista, który informuje o nieprawidłowościach w organizacji, najczęściej ma na uwadze jej dobro. Oszustwa wewnątrz firmy czy nieetyczne działania skutkują stratami nie tylko w wymiarze finansowym (które mogą przełożyć się na zmniejszenie konkurencyjności), ale często też poważnymi problemami wizerunkowymi. Ukrócenie nadużyć jest zatem w interesie całej organizacji, w tym jej kadry zarządzającej.

Wśród innych korzyści płynących ze stworzenia pracownikom warunków do zgłaszania nadużyć można wymienić:

• Możliwość uniknięcia sankcji administracyjnych – w tym wysokich kar, które mogą zostać nałożone na organizację po przeprowadzeniu kontroli przez uprawnione do tego organy
• Poprawę wizerunku firmy – organizacja będzie postrzegana jako działająca zgodnie z prawem i normami etycznymi

Biorąc pod uwagę pozytywne konsekwencje przekazywania informacji przez sygnalistów, naturalna powinna być ich ochrona. Unijne przepisy zapewniają sygnalistom taką ochronę na kilku poziomach.

Jak działa ochrona sygnalistów?

Unijna dyrektywa przewiduje stworzenie skutecznej ochrony sygnalistów. Osoby zgłaszające nieprawidłowości są narażone na szereg działań odwetowych, zwłaszcza gdy zgłoszenia dotyczą działań ich zwierzchników czy nawet kadry zarządzającej. Przez działania odwetowe należy rozumieć choćby:

• Zwolnienie sygnalisty czy nieprzedłużenie z nim umowy
• Karanie sygnalisty, np. poprzez nakładanie na niego kar dyscyplinarnych
• Zastraszanie i grożenie, np. zwolnieniem, karami
• Obniżenie wynagrodzenia
• Degradację – przeniesienie pracownika na niższe stanowisko

Ochrona sygnalistów nie sprowadza się wyłącznie do zapewnienia im poczucia bezpieczeństwa poprzez umożliwienie im dokonywania anonimowych zgłoszeń. W tym przypadku ochrona to także sankcje, którym mają podlegać osoby utrudniające dokonanie zgłoszenia czy podejmujące działania odwetowe.

Aby zminimalizować ryzyko tego, że sygnalistę spotkają represje, firmy mają też wdrożyć system zgłaszania nieprawidłowości (system whistleblowing). To wiąże się z koniecznością wdrożenia niezbędnych zmian organizacyjnych i technicznych wraz z przygotowaniem infrastruktury – aby sygnaliści mogli przekazywać informacje w sposób anonimowy i poufny.

Wdrożenie w firmie systemu whistleblowing

Skoro ochrona sygnalistów polega m.in. na umożliwieniu im zachowania anonimowości, to na pracodawców zostanie nałożony obowiązek wdrożenia rozwiązań, które pozwolą na przekazywanie informacji o nieprawidłowościach bez ujawniania danych osobowych. Projekt ustawy przewiduje, że sygnaliści mogą zgłaszać nadużycia na trzy sposoby – poprzez:

• Wewnętrzne kanały zgłoszeń – obowiązek ich stworzenia będzie spoczywał zarówno na podmiotach publicznych, jak i prywatnych
• Zewnętrzne kanały zgłoszeń – zgłoszenia będą trafiać do odpowiednich organów państwa, np. Rzecznika Praw Obywatelskich
• Dokonanie ujawnienia publicznego – sygnalista będzie mógł podać informację o naruszeniach do wiadomości publicznej, korzystając np. z mediów

System whistleblowing obejmuje nie tylko kwestie techniczne, ale także organizacyjne. Firmy objęte obowiązkiem stworzenia systemu ochrony sygnalistów muszą przeszkolić i przygotować pracowników do obsługi spływających od sygnalistów zgłoszeń lub podjąć w tym celu współpracę z zewnętrznym partnerem. Koniecznością jest też opracowanie zasad udzielania informacji zwrotnych. Dla organizacji oznacza to sporo wyzwań, przy czym korzyści mogą być znacznie przekraczać poniesione koszty.