Jak organizować wydarzenia online?

Lokalizacja eventu online

Oczywiście Twój event odbywa się w internecie, ale organizacja wydarzeń online wymaga również wyszukania określonej lokalizacji. Jeżeli organizujesz niewielki webinar z jednym czy dwoma prowadzącymi, możecie ograniczyć się do salki konferencyjnej. Jeśli jednak szykujesz konferencję z prawdziwego zdarzenia, będziesz potrzebować bardziej profesjonalnej przestrzeni. Pomyśl o studiu nagrań lub innym pomieszczeniu, w którym prelegenci będą czuć się swobodnie i komfortowo.

Oświetlenie i nagłośnienie eventu online

Organizacja wydarzeń online nie może się obyć bez kluczowych dla eventów stacjonarnych elementów, jak oświetlenie i nagłośnienie. Jakość oprawy technicznej zależy oczywiście, tak jak wyżej, od charakteru imprezy. Im większa skala eventu, tym bardziej dopracowane i profesjonalne powinny być narzędzia. Na szczęście firmy specjalizujące się w oprawie technicznej wychodzą naprzeciw zmianom i proponują szereg ciekawych i nowatorskich rozwiązań. Coraz większym zainteresowaniem cieszy się np. oprawa audiowizualna, czyli wszelkiego rodzaju jingle, teasery i animacje, podnoszące atrakacyjność eventu.

Wybór platformy streamigowej

Jeśli organizujesz kameralny webinar czy szkolenie do kilkudziesięciu uczestników, możesz z powodzeniem wykorzystać gotowe narzędzia, takie jak YouTube, Facebook czy LiveStream. W przypadku większego wydarzenia, takiego jak np. konferencja, pomyśl o skorzystaniu z dedykowanej platformy o zindywidualizowanych funkcjach. Bardzo ważnym etapem jest zaplanowanie elementów, które zwiększą aktywność uczestników, takich jak tworzenie pokoi dyskusyjnych, udostępnianie czatów i opcji zadawania pytań prelegentom. Sprawdź, czy wybrana platforma umożliwia wgrywanie dużych plików, przeprowadzanie ankiet czy nagrywanie spotkania. To ostatnie jest ważne, ze względu na follow up po evencie, który również powinna uwzględniać organizacja wydarzeń online. Niektóre narzędzia oferują także tworzenie raportów i statystyk, co okazuje się bardzo przydatne w dalszej pracy.

Promowanie eventu online

Tak samo jak w przypadku stacjonarnych eventów, organizacja wydarzeń online wymaga określenia grupy docelowej i kanału dotarcia. Wykorzystaj newsletter, mailing czy profil w mediach społecznościowych. Zadbaj o opcję internetowej rejestracji, dzięki której powiększysz swoją bazę kontaktów, a jednocześnie będziesz mógł regularnie przypominać zapisanym uczestnikom o wydarzeniu. Zadbaj o ty, by Twój event wyróżniał się dodatkowymi wartościami na tle innych wydarzeń. To może być np. nagranie z dostępem na określony czas po spotkaniu, e-book, zniżka na inne szkolenia czy udział wybitnego prelegenta.