Mój pierwszy lokal gastronomiczny – rzeczy, o których nikt mi nie powiedział

Ano mogło pójść wszystko. I poszło.

Ale spokojnie – to nie będzie jedna z tych smutnych historii o tym, jak marzyłem o własnej restauracji, a skończyłem z kredytem na łbie. Właśnie z tej pierwszej "porażki" (którą dziś nazywam szkołą życia za 200 tysięcy złotych) narodził się mój drugi lokal, a potem trzeci. Dzisiaj, kilka lat później, opowiem Ci o rzeczach, których nikt mi wtedy nie powiedział, a które mogą uratować Ci nie tylko kasę, ale przede wszystkim nerwy.

—

Sprawdź powiązany artykuł - Jak napisać biznesplan restauracji? Najczęściej popełniane błędy - https://taniezmywanie.pl/poradnik/jak-napisac-biznesplan-restauracji-najczesciej-popelniane-bledy/ 

—

Po co Ci ten artykuł?

Jeśli myślisz o otwarciu własnego bistro, kawiarni, baru czy restauracji, albo już masz lokal, ale coś Ci nie gra – ten tekst jest dla Ciebie. Nie będę Ci opowiadał o tym, że "trzeba mieć pasję" czy "klient to król". Te rzeczy i tak już słyszałeś. Zamiast tego pogadamy o konkretach: kosztach, które nikto nie uwzględnia w biznesplanach, wyposażeniu, które może Cię zbankrutować, i błędach, które popełniają wszyscy (włącznie ze mną).

Koszty ukryte – czyli dlaczego Twój biznesplan to bajka dla dorosłych

Wyposażenie przemysłowe vs ekonomia

Pierwsza lekcja przyszła szybko. Siedziałem sobie, robiłem kalkulacje i myślałem: "zmywarka za 3 tysiące, lodówka za 8, kuchenka za 12... no pięknie się składa". Problem w tym, że restauracyjne zmywarki gastronomiczne to nie są te same zabawki, które masz w domu.

Prawdziwe zmywarki przemysłowe zaczynają się od 15-20 tysięcy złotych. I to nie za najlepszy model.

Tutaj pierwszy lifehack, którego sam nauczyłem się za późno: wynajem zmywarek może być świetną opcją na start. Za 400-800 złotych miesięcznie dostajesz profesjonalny sprzęt z serwisem. W pierwszych miesiącach, kiedy jeszcze nie wiesz, czy lokal pójdzie, to może być różnica między życiem a śmiercią finansową.

Podobnie zresztą z resztą wyposażenia. Zmywarki kapturowe, zmywarki uniwersalne czy inne specjalistyczne urządzenia – wszystko to kosztuje więcej, niż myślisz. Dużo więcej.

Ukryte koszty pierwszego roku

Nikt Ci nie powie o tych kosztach, dopóki sam się na nie nie natkniesz:

Media – rachunki za prąd w gastronomii to nie są te same rachunki, co w domu. 

Konserwacje – każde profesjonalne urządzenie wymaga serwisu. 

Straty i marnotrawstwo – w pierwszych miesiącach wyrzucisz więcej jedzenia, niż sprzedasz. To normalne. Nikt nie umie od razu idealnie oszacować, ile czego potrzeba.

Lokalizacja – więcej niż tylko "dużo ludzi przechodzi"

Jak wybrać miejsce, które nie zrujnuje Cię czynszem

Każdy mówi: "lokalizacja, lokalizacja, lokalizacja". OK, ale co to konkretnie oznacza? Nie tylko to, żeby było dużo ludzi. Ja swój pierwszy lokal otworzyłem w centrum, gdzie przechodziły tłumy. Problem w tym, że przechodziły, ale nie wchodziły.

Lepiej płacić mniej za lokal w miejscu, gdzie ludzie faktycznie szukają miejsca do jedzenia, niż więcej za super uczęszczane miejsce, gdzie wszyscy się spieszą do pracy. Obserwuj lokalne zwyczaje, sprawdź konkurencję, ale przede wszystkim – nie bój się zapytać właścicieli okolicznych biznesów, jak im się wiedzie. Większość chętnie pogada.

Infrastruktura – czyli czy Twoje marzenia przejdą przez instalacje

Tutaj kolejna rzecz, o której nikt nie mówi: czy Twój wymarzone miejsce w ogóle może obsłużyć to, co planujesz? Instalacja elektryczna wyciągnie trzy kuchenki i zmywarkę nablatową? A co jak będziesz potrzebował czegoś większego?

Wodociągi też nie są bez znaczenia. Zmywarki kompaktowe może i zużywają mniej wody, ale nadal potrzebujesz odpowiedniego ciśnienia i odpływu. A jak dojdą do tego inne urządzenia, kuchenka, ekspres... To może się okazać, że lokalizacja jest świetna, ale infrastruktura nie daje rady.

Menu i zarządzanie produktami – mniej znaczy więcej

Dlaczego duże menu Cię zbankrutuje

Pierwsze menu w moim lokalu miało 47 pozycji. Czterdzieści siedem! Byłem z siebie dumny jak paw – kuchnia fusion, coś dla każdego, bogaty wybór.

Po trzech miesiącach sprzedawałem głównie 8 pozycji z tego menu. Pozostałe 39 generowało same straty: składniki się psuły, kucharz się gubił, zamówienia trwały wieczność, a koszty były ogromne.

Zacznij od małego menu. 10-15 pozycji maksimum. A jak już okażesz się mistrzem w robieniu tych kilku rzeczy idealnie, wtedy można pomyśleć o rozszerzeniu.

Zarządzanie zapasami bez szaleństwa

W pierwszym roku kupiłem tyle składników, że mógłbym wyżywić pół dzielnicy. Połowa się zmarnowała. Druga połowa leżała w zamrażarce tak długo, że straciła sens.

Podstawowe zasady, które działają:

• Zamawiaj mało i często

• Trzymaj tylko te składniki, które używasz w przynajmniej trzech daniach

• Śledź, ile czego się marnuje i dlaczego

• Znajdź dostawców, którzy mogą przywozić codziennie małe ilości

Zespół – czyli jak nie zwariować z personelem

Rekrutacja w gastronomii to loteria, ale można zwiększyć szanse

Gastronomia to branża z największą rotacją pracowników. Ludzie przychodzą i odchodzą jak w drzwiach obrotowych. Ale nie oznacza to, że musisz się z tym pogodzić.

Kilka rzeczy, które nauczyły mnie lepiej dobierać ludzi:

• Sprawdź referencje. Poważnie, zadzwoń do poprzednich pracodawców

• Zaproś kandydata na próbną zmianę za pieniądze. Jedna zmiana powie Ci więcej niż najdłuższa rozmowa

• Nie obiecuj gruszek na wierzbie. Lepiej być szczerym z kosztami i warunkami od samego początku

Motywacja to nie tylko pieniądze

W gastronomii pensje są jakie są. Rzadko można konkurować samą kasą. Ale ludzie zostają w miejscach, gdzie czują się doceniani, gdzie mogą się czegoś nauczyć i gdzie atmosfera jest w porządku.

Drobne rzeczy mają wielkie znaczenie: posiłek dla ekipy, normalnie traktowanie podczas rozmowy z gościem, jasne zasady i brak krzyków. Brzmi banalnie, ale w tej branży to wcale nie takie oczywiste.

Technologia i automatyzacja – gdzie warto inwestować

POS i zarządzanie – nie oszczędzaj na systemie

Jeden z najlepszych zakupów w moim pierwszym lokalu to był porządny system kasowy. Nie najtańszy, ale taki, który faktycznie pomagał mi kontrolować sprzedaż, zapasy i rozliczać personel.

Dobry system POS powinien:

• Integrować się z programami księgowymi

• Dawać raporty sprzedaży w czasie rzeczywistym

• Pozwalać na zarządzanie menu z poziomu aplikacji

• Mieć opcję płatności bezgotówkowych (to dziś standard)

Automatyzacja procesów kuchennych

Tutaj wracamy do tematu sprzętu. Zmywarko wyparzarka zamiast standardowej zmywarki może oszczędzić Ci masę czasu i pracy. Ale uwaga – nie każdy lokal potrzebuje sprzętu przemysłowego od razu. Czasem lepsza jest mała wyparzarka do baru niż wielka maszyna, która będzie przez pół dnia stała bezczynnie.

To samo dotyczy innych urządzeń. Pamiętaj, że każde urządzenie, które kupujesz, musi się zwrócić w rozsądnym czasie. Jak będziesz mył 30 naczyń dziennie, to zmywarka gastronomiczna uniwersalna za 25 tysięcy może być przesadą.

Marketing i zdobywanie klientów

Social media to nie wszystko

Instagram i Facebook są ważne, ale nie rób z nich religii. Najlepszą reklamą w gastronomii nadal jest zadowolony klient, który opowie znajomym, że u Ciebie można dobrze zjeść.

Zamiast inwestować fortunę w reklamy online, lepiej zainwestuj w jakość obsługi i jedzenia. A jak już robisz social media, to rób to regularnie, ale bez presji na cudowne efekty.

Promocje, które mają sens

Każdy robi "happy hour" i "lunch za połowę ceny". Problem w tym, że takie promocje często przyciągają klientów, których nie chcesz – tych, którzy przyjdą tylko na promocję i więcej ich nie zobaczysz.

Lepiej pomyśl o programach lojalnościowych, które nagradzają stałych klientów. Karta stałego klienta, rabat po dziesiątej kawie, darmowy deser w dniu urodzin – to są rzeczy, które faktycznie budują relacje.

Finanse – czyli jak nie dać się zaskoczyć

Cashflow to król

W pierwszych miesiącach nie będziesz miał zysków. To normalne. Ale będziesz miał wydatki. Duże, regularne, nieustające wydatki.

Przygotuj się na co najmniej 6 miesięcy bez zysku. A lepiej na 12. Nie dlatego, że jestem pesymistą, ale dlatego, że wolałbym, żebyś miał kasę w zapasie, niż żebyś po trzech miesiącach biegał po znajomych z prośbą o pożyczkę.

Kontrola kosztów bez obsesji

Tak, musisz kontrolować każdy wydatek. Ale nie przesadzaj z oszczędzaniem w złych miejscach. Zmywarka gastronomiczna używana może wydawać się dobrym pomysłem, ale jak się zepsuje w szczycie sezonu, to oszczędności szybko się zamienią w straty. Lepiej iść w wynajem zmywarki.

Lepiej od początku zainwestuj w rzeczy, które są krytyczne dla funkcjonowania (sprzęt kuchenny, system POS, podstawowe wyposażenie), a oszczędzaj na rzeczach, które możesz łatwo zmienić później (wystrój, dekoracje, gadżety).

Prawne i administracyjne – nudne, ale potrzebne

Pozwolenia i kontrole

Sanepid, straż pożarna, urząd pracy, ZUS, urząd skarbowy – lista urzędów, z którymi będziesz miał kontakt, jest długa. I każdy ma swoje wymagania.

Zatrudnij księgowego, który zna specyfikę gastronomii. Nie najdroższego, ale takiego, który wie, jakie są obowiązki, jakie zmiany w przepisach nadchodzą i jak się przygotować na kontrole.

Ubezpieczenia, o których nie myślisz

Podstawowe ubezpieczenie lokalu to oczywistość. Ale pomyśl też o:

• Ubezpieczeniu od utraty zysków (jak się sprzęt zepsuje)

• Ubezpieczeniu OC dla działalności gospodarczej

• Ubezpieczeniu produktu (na wypadek zatruć czy alergii)

To kosztuje, ale może Cię uratować przed bankructwem w razie nieszczęścia.

Sezonowość i zarządzanie kryzysowe

Jak przetrwać martwe sezony

W gastronomii są okresy, kiedy ludzie jedzą na mieście częściej, i okresy, kiedy wszyscy oszczędzają. Styczeń i luty to zazwyczaj martwizna. Wakacje też mogą być trudne, zależnie od lokalizacji.

Przygotuj się na to finansowo, ale też strategicznie. Może to dobry moment na remonty, szkolenia personelu, testowanie nowego menu? Nie czekaj bezczynnie, aż klienci sami wrócą.

Plan B na wypadek kryzysu

Covid nauczył nas, że warto mieć plan na wypadek, gdy nagle zamykają restauracje lub ograniczają liczbę gości. Delivery, takeaway, catering – przemyśl, które z tych opcji mogą działać w Twoim przypadku.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Ile pieniędzy potrzebuję na start restauracji?

To zależy od skali, ale na mały lokal (30-40 miejsc) przygotuj się na 150-300 tysięcy złotych. Połowa pójdzie na wyposażenie i remont, druga połowa na pierwsze miesiące działania.

Czy wynajem wyposażenia to dobry pomysł?

Na początek – zdecydowanie tak. Szczególnie sprzęt drogi i specjalistyczny. Wynajem zmywarek, pieców, czy innych urządzeń może oszczędzić Ci masę kasy na starcie.

Jak długo czekać na pierwsze zyski?

Realistycznie – rok. Pierwsze 6 miesięcy to nauka i budowanie klienteli. Kolejne 6 miesięcy to stabilizacja. Dopiero po roku można mówić o stabilnych zyskach.

Jaki personel jest najbardziej potrzebny na początku?

Kucharz (najlepiej taki, który może też pełnić rolę szefa kuchni), jedna osoba do sali, jedna do pomocy w kuchni/mycia naczyń. Resztę możesz dokupić, jak biznes ruszy.

Co z konkurencją w okolicy?

Dobrze zbadaj konkurencję, ale nie bój się jej. Często podobne lokale w jednym miejscu przyciągają więcej klientów niż każdy z osobna. Ważne, żeby mieć swoją niszę czy przewagę konkurencyjną.

Jak ważny jest social media marketing?

Ważny, ale nie krytyczny. Lepiej mieć świetne jedzenie i słabego Instagrama niż odwrotnie. Zacznij od podstaw – dobrego produktu i obsługi.

Słowo na koniec

Gastronomia to biznes dla odważnych, cierpliwych i twardych. Ale też jeden z najbardziej satysfakcjonujących. Jak uda Ci się przejść przez pierwszy rok bez załamania finansowego czy nerwowego, masz szansę na długą i udaną przygodę.

Pamiętaj, że każdy błąd to lekcja, a każdy sukces to rezultat wcześniejszych porażek. Mój pierwszy lokal nie był sukcesem finansowym, ale nauczył mnie rzeczy, dzięki którym kolejne już były.

Nie bój się eksperymentować, ale rób to rozsądnie. Nie oszczędzaj na rzeczach krytycznych, ale nie przepłacaj za błyskotki. A przede wszystkim – nie poddawaj się po pierwszych problemach. One są normalne i każdy przez nie przechodzi.

Powodzenia!